会计凭证是制作会计账簿的基本依据,在德国“无凭证,不记账(Keine Buchung ohne Beleg)”是会计记账的基本原则。国内企业在德国经营,应当注意会计凭证的日常管理,要符合德国会计管理的基本要求。
德国会计凭证的主要类型,大致可以分为资金流水类、进项发票和销项发票三大类,以下分别予以简要介绍。
(一)资金流水类的会计凭证
资金流水类的会计凭证,一般是指银行对账单。开立银行账户,是在德国处理日常往来支付和正常经营的前提条件。德国的银行,每个月初,都会按时寄送上个月的纸质对账单,或者通过网上银行提供电子版下载。
德国公司的会计人员,应该及时把当月银行对账单所载明的资金变动,录入财务软件,每一笔资金的支付或进账,都要有对应的会计凭证,例如,水电费、采购发票、销售发票,等等。
此外,如果企业有现金开支,建议做好专门的现金账簿管理。有的中资企业出于各种原因,银行账户被注销,或者暂时无法开设银行账户,建议通过现金账簿或者现金代付,做好临时的现金帐管理。
(二)进项发票
进项发票(Eingangsrechnung)是指企业收到的应付账款发票,一般借记相应的费用与成本科目,贷记相应的债权人账户(Kreditorenkonto)。详情可以参考我所网站文章《德国账款管理及会计做账简介》。
如果该企业有一般纳税人资格,进项发票所含的增值税税款,应当在当个增值税预先申报期间内,申请退税。关于德国增值税预先申报的详情,可以参考我所网站文章《德国增值税介绍》。进项发票一般有两周到四周的支付期限,即使企业在当个月没有支付相应的账款,也不影响当个申报期限内,预先申报的增值税获得实际的退税。
(三)销项发票
销项发票(Ausgangsrechnung)是指企业开给客户的应收账款发票,一般借记相应的债务人账户(Debitorenkonto),贷记相应的销售所得科目。关于德国销项发票的形式要求,可以参考我所网站文章《德国增值税发票介绍》。
如果该企业有一般纳税人资格,销项发票应当包括德国的增值税税款,在当个增值税预先申报期间内,应该及时申报纳税。与进项发票的情形类似,即使客户在当个月没有支付相应的账款,企业作为开具增值税发票的代缴义务人,也有必须将当期预先申报的增值税税款,按期足额缴纳给德国税务主管部门。
假如单项销项发票金额很大,所含的应纳增值税税款也会较高,此时企业要特别留意,客户不能及时支付账款的风险,要确保银行账户有足够的可支配流动资金,用来预先支付销项发票所含的增值税税款。否则,将会触发丧失支付能力的强制破产申请义务,详情可以参考我所网站《德国破产程序简介》。
以上三类会计凭证,需要企业的会计人员,以银行对账单为基础,互相印证,核对一致。
除此以外,还有其他多种不能具体归类的会计凭证,例如,借款合同、租赁合同、行政罚款通知、法院判决,等等,种类繁多,无法一一列举。但是,最基本的原则,是需要把当期的会计凭证,“及时、准确、完整”地交给会计人员录入记账,并对一些需要特别说明的款项,及时地做好沟通和解释。
在实际操作中,中资企业通常会把记账工作,委托给德国当地的专业会计代理机构,或者委托给税务师处理。我们常常遇到一些在德国经营的中资企业,并不按照“及时、准确、完整”的基本要求,把当期会计凭证提交给代理机构或税务师。这不但会影响当期的增值税预先申报,而且会额外增加服务方的工作量,最终导致的结果,是企业需要支付更高的记账代理费,甚至被解除记账代理合同。
因此,我们建议在德国经营的中资企业,要做好会计凭证的日常管理,与代账机构保持顺畅的沟通。为了防止语言不通造成的误会和拖延,我们建议,最好委托能够用中文沟通的代账机构。